Co to jest outsourcing płac?

Autor: Arkadiusz Liczkowski

Outsourcing płac

W dobie nieustannie zmieniających się przepisów z zakresu kadr i płac przedsiębiorcy sięgają po nowoczesne rozwiązania, dające pewność, że ich pracownicy są rozliczani zgodnie z Kodeksem Pracy i innymi przepisami, które regulują zagadnienia na linii pracownik-pracodawca. Właściwe wywiązywanie się z obowiązków nałożonych przez ustawodawcę wymaga nieustannych szkoleń, aktualizacji oprogramowania i kadry z właściwym doświadczeniem i wiedzą. Trudności ze znalezieniem odpowiedniej kadry pracowniczej są znane przedsiębiorcom nie od dziś. Z tego powodu dynamicznie rozwija się branża tzw outsourcingu płac.

Co to zatem oznacza outsourcing płac dla pracodawcy?

• Outsourcing płac to rozwiązanie mające wiele plusów i właśnie dlatego wprowadza go coraz więcej firm z różnych branż. 

• Outsourcing pozwala na eliminację działu kadr i płac w firmie, co stanowi znaczącą oszczędność,

• Pracodawca nie musi przeprowadzać kosztownych rekrutacji specjalistów z zakresu kadr i płac. 

• Właściciel firmy oszczędza wiele czasu, który dotychczas był zmuszony poświęcać na kontrolę dokumentacji i jej archiwizację. 

• Firma zewnętrzna zajmująca się outsourcingiem cyklicznie przedstawia raporty ze swoich działań, więc kontrola finansowa firmy jest jeszcze łatwiejsza, 

• Korzystanie z usług outsourcingowych to szansa na współpracę z ekspertami, którzy zapewnią firmie płynne działanie w zakresie kadr i płac przechodząc liczne szkolenia i będąc na bieżąco z aktualnymi przepisami

• Współpracując ze specjalistami masz pewność, że wszystkie te procesy zostaną przeprowadzone sprawnie, 

• Pracodawca zoptymalizuje koszty, eliminuje sytuacje związaną z nieobecnością pracowników działu kadr i płac, urlopami, chorobowym, wypłatą premii i nagród, zapłatą składek ubezpieczenia społecznego i wciąż rosnącej presji płacowej,

• Firma outsourcingowa kontroluje teczki osobowe pracowników, sprawdza aktualność badań lekarskich i szkoleń z zakresu BHP,

Wady outsourcingu

Należy pamiętać, że żadne rozwiązanie nie jest pozbawione wad.  W szczególności mam tu na myśli fakt, że osoby zajmujące się sprawami pracowniczymi nie są bezpośrednio dostępne w firmie i każde pytanie musi być skierowane do firmy outsourcingowej. Niemniej jednak korzystając z firmy zewnętrznej masz pewność, że uzyskane informacje są absolutnie prawidłowe. Wiedza i doświadczenie pracowników firm outsourcingowych, którzy mają na codzień do czynienia z tysiącami pracowników nie podlega dyskusji.

Rozwiązania hybrydowe

Czasem stosuje się też tzw rozwiązania hybrydowe, które polegają na pozostawieniu w firmie jednego pracownika działu kadr, który obsługuje wyłącznie bieżące sprawy i przygotowuje materiały źródłowe dla firmy outsourcingowej. 

Zalecam zatem dokładne sprawdzenie firmy, z którą planujesz nawiązać współpracę. 

Podsumowanie

Przed podjęciem współpracy w zakresie obsługi kadr i płac zalecam konsultacje z doświadczoną firmą outsourcingową jak Kancelaria Prawno-Podatkowa Focus® spółka z o.o. celam ustalenia potrzeb i wymagań. Wspólnie można określić zakres współpracy i prawidłowo zidentyfikować potrzeby Klienta. Oczywiście współpraca odbywa się na podstawie umowy, w której strony określają swoje obowiązki i prawa, a także zakres odpowiedzialności firmy outsourcingowej w celu zabezpieczenia interesów Zleceniodawcy.